¿Está al día tu empresa en materia laboral?
Las empresas que cuenten con personal a su cargo, con independencia de su tamaño, deben cumplir una serie de obligaciones legales mínimas para garantizar tanto el bienestar de las personas trabajadoras como la correcta gestión laboral. A continuación, se detallan dichas obligaciones y, además, se señalan aquellas que se exigen de manera específica a las empresas con más de 50 personas trabajadoras.
1. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
La normativa en prevención de riesgos laborales (Ley 31/1995, de 8 de noviembre) exige a las empresas evaluar los riesgos que puedan afectar a la seguridad y la salud de las personas trabajadoras, planificando y aplicando medidas preventivas y de protección. El plan deberá de:
- Garantizar la formación e información adecuada.
- Dotar de equipos de protección individual (EPIs) cuando sea necesario.
- Contar con la vigilancia de la salud (revisiones médicas) periódica.
2. LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS
En virtud del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, todas las empresas deben custodiar y tratar correctamente la información personal que recopilan de sus plantillas y clientes. Es imprescindible informar sobre la finalidad del tratamiento de los datos, recabar el consentimiento cuando resulte exigible y aplicar medidas de seguridad que garanticen su confidencialidad.
3. REGISTRO DE JORNADA
Conforme al Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9) y la normativa de desarrollo, es obligatorio llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador. Este sistema debe:
- Ser objetivo, fiable y accesible.
- Registrar la hora concreta de inicio y finalización de la jornada para cada empleado evitando errores o manipulaciones.
- Se tiene que conservar durante al menos cuatro años.
- Se puede exigir a los trabajadores que registren su jornada a través de una aplicación informática.
4. CALENDARIO LABORAL
Las empresas, de acuerdo con la normativa vigente, deben elaborar y exponer en un lugar visible el calendario laboral oficial de la compañía, indicando los días festivos, vacaciones, descansos semanales y, en su caso, jornadas especiales propias de cada centro de trabajo.
5. REGISTRO RETRIBUTIVO
El Real Decreto 902/2020 obliga a todas las empresas a disponer de un registro retributivo, con periodicidad anual, que incluya los valores medios de los salarios, complementos y percepciones extrasalariales de la plantilla, desagregados por sexos y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo. Este registro debe estar a disposición de la representación legal de las personas trabajadoras y, en su caso, de la autoridad laboral.
Se deben incluir la justificación de las diferencias retributivas, si existieran, para garantizar la igualdad de trato y no discriminación.
6. ACUERDOS DE TELETRABAJO
Siempre que exista prestación de trabajos a distancia (30% o más de la jornada bajo esta modalidad), será obligatorio formalizar por escrito los acuerdos de teletrabajo (Ley 10/2021, de 9 de julio). Debe especificarse el lugar de trabajo, los medios, el horario y la forma de compensación de gastos, entre otros aspectos esenciales que garanticen la correcta organización y seguridad de la relación laboral.
Se debe garantizar la desconexión digital y la prevención de riesgos laborales en el domicilio o lugar escogido por la persona trabajadora.
7. PROTOCOLO DE ACOSO
En virtud de la Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, toda empresa debe contar con un protocolo de actuación frente al acoso sexual y el acoso por razón de sexo. El artículo 48.1 de dicha norma pone de relieve la obligación de promover condiciones de trabajo que eviten la comisión de delitos y otras conductas contra la libertad sexual y la integridad moral, incluidas las que se produzcan en el ámbito digital.
En este se debe de informar a la plantilla sobre cómo proceder en caso de denuncia o sospecha de un acto de acoso y designar a las personas responsables de la gestión de las incidencias y asegurar la confidencialidad del proceso.
8. PROTOCOLO DE DESCONEXIÓN DIGITAL
El protocolo de desconexión digital es el documento, obligatorio para las empresas, que recoge las medidas y políticas internas para garantizar el derecho de toda la plantilla a no atender comunicaciones laborales fuera de su jornada.
Se extiende a todas las personas trabajadoras, sin distinción de modalidad (presencial, teletrabajo o trabajo híbrido), jornada (completa o parcial) o categoría (incluyendo personal directivo y altos cargos).
9. SEGURO DE CONVENIO
Los convenios colectivos suelen exigir la contratación de un seguro de accidentes o vida a favor de sus empleados para cubrir riesgos específicos de enfermedad profesional o accidente laboral. Cada empresa deberá verificar las cláusulas de su convenio correspondiente para asegurar el cumplimiento de esta obligación.
OBLIGACIONES ADICIONALES PARA EMPRESAS DE MÁS DE 50 PERSONAS TRABAJADORAS
10. CANAL DE DENUNCIAS
El canal de denuncias es un sistema o buzón interno concebido para que las personas trabajadoras y otros interesados puedan comunicar de forma confidencial, e incluso anónima, posibles infracciones o conductas irregulares que se produzcan en el seno de la empresa. Su origen jurídico se encuentra en la Directiva (UE) 2019/1937, conocida como la Directiva Whistleblowing, que exige a los Estados miembros garantizar la confidencialidad del denunciante y la no represalia.
Las empresas obligadas a disponer de este canal son, de manera general, todas aquellas que cuenten con más de 50 trabajadores. Además, la propia normativa amplía la obligación a otros sujetos, puede consultar más información aquí.
11. PLAN DE IGUALDAD
El plan de igualdad, de conformidad con la Ley Orgánica 3/2007 y sus desarrollos reglamentarios (RD 901/2020), es obligatorio para empresas de más de 50 personas trabajadoras. Comprende un conjunto ordenado de medidas adoptadas tras realizar un diagnóstico de situación cuyo objetivo es garantizar la igualdad de trato y oportunidades entre mujeres y hombres y eliminar la discriminación por razón de sexo. Para su elaboración se requiere:
- Constituir una comisión negociadora.
- Realizar el diagnóstico de situación.
- Definir medidas concretas, con especial énfasis en la prevención del acoso sexual y del acoso por razón de sexo.
- Cumplir con el contenido mínimo obligatorio del artículo 8.2 del RD 901/2020.
- Registrar el plan de igualdad una vez finalizado.
- Seguimiento de las medidas adoptadas del plan.
12. PROTOCOLO LGTBI
El protocolo LGTBI es un instrumento específico para prevenir y erradicar cualquier tipo de discriminación o conducta lesiva por razones de orientación sexual, identidad o expresión de género dentro de la empresa. Su finalidad principal es garantizar un entorno inclusivo, seguro y respetuoso para todas las personas, reforzando el principio de igualdad de trato reconocido en la Constitución.
Este protocolo se advierte obligatoria para las empresas con 50 o más trabajadores, en la medida en que están legalmente obligadas a elaborar y aplicar un Plan de Igualdad (conforme a lo establecido en la Ley Orgánica 3/2007 y el RD 901/2020). En dicho plan, resulta preceptivo contemplar medidas concretas que eviten y corrijan toda discriminación por razón de orientación sexual o identidad de género, debiendo incluir un protocolo LGTBI como parte esencial de las actuaciones de igualdad.
13. RESERVA DE EMPLEO 2% DISCAPACIDAD
Las empresas con 50 o más personas en plantilla tienen la obligación de reservar, al menos, el 2% de los puestos de trabajo para personas con discapacidad, conforme al Real Decreto Legislativo 1/2013, de 29 de noviembre. En caso de que no sea posible por razones técnicas o productivas, se pueden adoptar medidas alternativas, aunque siempre se requiere justificar dichas excepcionalidades.
Recuerda que el cumplimiento de todas estas obligaciones es esencial para garantizar un entorno laboral seguro y conforme a la normativa. Si necesitáis ayuda para gestionar alguna de ellas, no dudéis en poneros en contacto con nosotros, estaremos encantados de ayudaros.
